Pflicht zur Führung elektronischer Entgeltunterlagen ab 2027

Die Digitalisierung schreitet auch im Sozialversicherungsrecht weiter voran. Nachdem bereits in den vergangenen Jahren zahlreiche Melde- und Nachweisverfahren auf elektronische Verfahren umgestellt wurden, folgt nun der nächste Schritt: Ab dem 1. Januar 2027 wird die elektronische Führung der Entgeltunterlagen für alle Arbeitgeber verpflichtend.

Arbeitgeber sind verpflichtet, Entgeltunterlagen zu führen und so zu organisieren, dass sie innerhalb angemessener Zeit einen vollständigen Überblick über die Entgeltabrechnungen und die für die Sozialversicherung maßgeblichen Sachverhalte ermöglichen. Hierzu zählen neben den Entgeltabrechnungen auch die sogenannten begleitenden Entgeltunterlagen, beispielsweise Nachweise zur Staatsangehörigkeit, zur Versicherungs- oder Beitragspflicht, Mitgliedsbescheinigungen der Krankenkassen sowie weitere für die sozialversicherungsrechtliche Beurteilung erforderliche Unterlagen. Bereits seit dem 1. Januar 2022 sieht § 8 der Beitragsverfahrensverordnung (BVV) grundsätzlich vor, dass diese begleitenden Entgeltunterlagen elektronisch geführt werden. Bislang konnten sich Arbeitgeber auf Antrag vom zuständigen Prüfdienst der Deutschen Rentenversicherung von dieser Verpflichtung befreien lassen und die Unterlagen weiterhin in Papierform aufbewahren. Diese Übergangsregelung endet mit Ablauf des 31. Dezember 2026. Künftig müssen alle Arbeitgeber die gesetzlich vorgeschriebenen Entgeltunterlagen nach § 8 BVV elektronisch führen.

Welche Unterlagen sind betroffen?

Die digitale Entgeltakte bündelt alle entgelt- und sozialversicherungsrelevanten Unterlagen, die für die Gehaltsabrechnung, Nachweise und Prüfungen benötigt werden.

Hierzu gehören unter anderem:

• Lohn- und Gehaltsabrechnungen
• Mitgliedsbescheinigungen der Krankenkassen
• Nachweise zur Versicherungspflicht oder Versicherungsfreiheit
• Nachweise zur Staatsangehörigkeit, Entsendung oder Elterneigenschaft (z.B. Geburtsurkunden, Aufenthaltsgenehmigungen)
• Erklärungen, Anträge und Bescheide mit Bezug zur Entgeltabrechnung (z.B. Steuererklärung, Elternzeitbeträge, Zuschussbescheide)
• alle weiteren nach § 8 BVV vorgeschriebene prüfungsrelevante Entgeltunterlagen (z.B. Arbeitszeitnachweise)

Wichtig ist, dass sich aus den Neuregelungen keine Verpflichtung zur vollständigen Digitalisierung der Personalakte ergibt.

Nicht automatisch Bestandteil der elektronischen Entgeltunterlagen sind daher insbesondere allgemeine Personalunterlagen, wie beispielsweise:

• Bewerbungsunterlagen und Arbeitszeugnisse
• Fortbildungs- und Schulungsnachweise
• Zielvereinbarungen
• Dokumentation von Personal- oder Entwicklungsgesprächen
• Urlaubsanträge

Diese Dokumente müssen nur dann elektronisch als Entgeltunterlagen geführt werden, wenn sie im Einzelfall für die Entgeltabrechnung oder die sozialversicherungsrechtliche Beurteilung eines Beschäftigungsverhältnisses von Bedeutung sind.

Anforderungen an eine digitale Entgeltakte

Vollständigkeit, Auffindbarkeit und Prüfbarkeit

Die elektronische Führung der Entgeltunterlagen bedeutet mehr als das bloße Einscannen von Papierdokumenten.

Nach den gemeinsamen Grundsätzen gemäß § 9a BVV müssen die Unterlagen insbesondere

• vollständig und nachvollziehbar geführt werden
• einer eindeutigen Dokumentenart zugeordnet sein
• strukturiert und übersichtlich abgelegt werden
• kurzfristig auffindbar sein
• maschinell auswertbar bereitgestellt werden sowie
• für die Betriebsprüfung jederzeit verfügbar sein

Für Prüfungen ist entscheidend, dass Unterlagen gezielt exportiert und bereitgestellt werden können und jederzeit nachvollziehbar ist, welche Dokumente prüfungsrelevant sind und wo sie liegen.

Datenschutz und Zugriffsschutz

Ebenso wichtig sind geeignete organisatorische Maßnahmen zum Datenschutz. Entgeltunterlagen enthalten regelmäßig besonders schützenswerte personenbezogene Daten. Arbeitgeber sind daher verpflichtet, die Anforderungen der Datenschutz-Grundverordnung einzuhalten.

Hierzu gehört insbesondere, dass nur diejenigen Personen Zugriff auf die Entgeltunterlagen erhalten, die diesen zur Erfüllung ihrer arbeitsvertraglichen Aufgaben benötigen.

Zudem sollte darauf geachtet werden, dass Entgeltunterlagen nicht unkontrolliert auf lokalen Laufwerken, privaten Ordnern oder in E‑Mail-Postfächern gespeichert werden. Stattdessen empfiehlt sich eine zentral, strukturierte und zugriffsgeschützte Ablage mit regelmäßigen Datensicherungen sowie klar geregelten Aufbewahrungs- und Löschfristen.

Unsere Handlungsempfehlungen

Wir empfehlen, bereits jetzt

• die bestehende Ablage der Entgeltunterlagen zu analysieren
• zu prüfen, welche Dokumente künftig elektronisch vorliegen müssen
• Verantwortlichkeiten für die elektronische Dokumentenführung festzulegen
• einheitliche Ablagestrukturen einzuführen
• Aufbewahrungs- und Löschfristen zu überprüfen, sowie
• die eingesetzte Lohnabrechnungs- oder Personalsoftware auf ihre Eignung zu überprüfen.

Die gesetzliche Regelungen schreiben keine bestimmte Software oder ein Dokumentenmanagementsystem vor. Entscheidend ist vielmehr, dass die Entgeltunterlagen vollständig, geordnet, elektronisch verfügbar und im Rahmen einer Betriebsprüfung jederzeit bereitgestellt werden können.

Sie lassen Ihre Lohn- und Gehaltsabrechnung bereits durch uns erstellen?

Auf Wunsch übernehmen wir für Sie die elektronische Führung der für die Entgeltabrechnung erforderlichen Unterlagen. Diese Leistung erfolgt ausschließlich nach gesonderter Beauftragung und ist nicht automatisch Bestandteil der laufenden Lohn- und Gehaltsabrechnung.

Wichtig bleibt: Damit die elektronische Entgeltakte vollständig geführt werden kann, müssen uns alle erforderlichen Unterlagen und Informationen vollständig und rechtzeitig zur Verfügung gestellt werden.

Sprechen Sie uns gerne an. Wir zeigen Ihnen, welche Lösung zu Ihnen Ihren bestehenden Prozessen passt. Ihre Rechtsanwälte von REDONIS.